遠距工作你必須注意的幾件事
2021年對於臺灣而言是一個非常不平靜的一年，四月開始，COVID-19病毒突破了臺灣的防線進入社區，五月開始實施三級警戒，居家辦公(work from home, WFH)成為許多企業的常態，大部分的公司都有一定比例的人員需要在居家辦公。
居家辦公由於以往在臺灣較為少見，很多人非常不習慣這樣的工作模式，本文將從三個構面：個人、主管、人資，提供大家一些參考與建議。
一、個人面
一般而言，許多人都已經習慣了每天早上起床、盥洗、出門、搭車、到公司辦公、下班、搭車、回家的作業流程，突然一早起床以後，少了上述大部分流程，一時之間會發現不知時間怎麼運用，此一部分建議可以從以下幾個部分著手進行規劃與調整。
- 建立儀式感
很多WFH無法做得好的原因，首要關鍵就在於感覺在家就是休假，因此建立儀式感非常重要。
該怎麼建議儀式感呢？其實一點都不難，簡單來說就是將日常作息回歸到正常上班的樣貌，例如：如果你早上有運動，就依然準時起床運動，如果不方便出門，就選擇在家裡進行不同的運動；上班的時間應該穿著正式服裝，那麼建議你在家也可以穿正式服裝，藉由類似的儀式感，減少WFH與在公司上班的差異。
- 規劃工作區
WFH常常無法專心有一個很重要的原因在於，家裡的擺設太舒適了，讓你完全沒有想要工作的動力。因此，建議一旦當你確定要WFH時，一定要規劃一個工作區，裡面盡可能只放工作所需的相關物品，其他物品則儘量先行移除，以減少可能誘發的分心問題。
- 作息應正常
WFH常見的狀況就是一坐在位子上，就一直做下去，但是到了下午就開始覺得疲累。
請記住，今天WFH不是只有一天而已，為了避免這樣的情況發生，建議應該要比照在公司作息時間，例如：一小時休息10分鐘起來走走、中午吃飯完後會趴下去午休、下午會有10~20分鐘的下午茶…等，讓這樣的作息維持常態，藉此讓身體產生習慣。
此三個部分，若能落實，將能有效確保工作有一定的品質。
二、主管面
在主管面部分，一般而言，WFH通常主管會比部屬更為痛苦，尤其對於許多習慣看到部屬在眼前工作才安心的主管。
不過面對到無可避免的現況，主管也必須要調整相關的管理方式，才能讓工作順利運作，畢竟當部屬不在你眼前時，若依然使用實體工作嚴控的管理方式，往往會適得其反，套句知名電影《臥虎藏龍》的台詞：把手握緊，裡面什麼也沒有；把手放開，你得到的是一切！！
建議以下幾個部分的管理方式調整，將有助於單位成果維繫。
- 保持彈性度
WFH對於一般部屬最大的挑戰在於，如果是有小孩的部屬，還必須兼任保姆的角色，兼顧小孩的教學與三餐，可謂蠟燭兩頭燒。
主管若遇到有這樣困擾的部屬，應該保持工作的彈性度，給予部屬最大的支持，而非緊密監控部屬這時有沒有在認真工作。
話雖如此，不過為了避免有些部屬可能會將主管給的方便當成隨便，建議應該於WFH前，要與部屬進行一次面談，溝通後續WFH的相關期待，以減少彼此之間的認知落差與誤會。
- 設定好目標
WFH要能落實的關鍵在於，主管要從檢視部屬工作時間內做了多少事情的管理方式，調整成為部屬在WFH時，完成了多少目標，過程可以彈性，但是目標則是必須要明確。
最近這兩年很流行的OKR目標管理法，就很適合在WFH時使用，建議主管應該於WFH時，要與部屬先溝通這段時間對於工作產出的期待，詢問看看部屬的想法，一起討論出合宜的進度。
- 定期開會議
人總是有惰性的，如果僅只做好上述的兩項管理做法，有時部屬在舒適溫暖的家中，還是有可能不小心就懈怠。
因此，為了避免上述問題的產生，建議主管應該與部屬定期要安排會議時間，利用視訊軟體進行會議召開。
通常建議一週開會時間以一次為限，一次的時間約1~1.5小時為佳，於會議前建議先比照一般會議管理做法，事前發出會議通知，將要討論的議題先行提供給予與與會人員，減少時間的浪費與提升會議成效。
簡單來說，WFH的時期，化簡為繁的管理方式是管理的王道。
三、人資面
在人資面部分，常常有些人資可能認為，現在應該什麼都做不了，覺得很洩氣，其實在兵荒馬亂的時期，反而人資應該扮演安定人心的角色，適時提出一些作法，來增加大家對於公司的向心力。
- 溝通宜清楚
WFH時，員工一定會有很多的問題，例如：加班怎麼計算、打卡要怎麼打、各項權利義務…等，建議人資應該要事前實境模擬各種員工可能提出的問題，製作成為說明檔案，寄給大家，讓大家能夠安心進行WFH。
此外，建議人資人員應該要留下個人的聯絡方式給予員工，若發生任何緊急事情時可以直接與人資人員聯繫。
- 訓練不中斷
WFH時，很多企業往往第一個取消的就是教育訓練，這邊建議直接取消是很可惜的事情，因為教育訓練的舉辦不只是要傳遞知識、更是要讓員工習慣持續學習的很重要儀式感。
因此，在實體訓練無法舉辦的情況下，建議可以安排直播、購置或錄製相關微課，讓WFH的夥伴可以學習不中斷。
- 暖心小動作
WFH時，往往就少了很多人與人的連結，時間一長，往往同事之間的感情也會淡化。
如果可以，人資應該可以跟公司爭取一些預算，可能在某個時間點，例如：某一天的午餐、或是某人生日時，可以透過外送平台機制，提供相關餐點，運用類似的暖心小動作，往往可以花小錢，獲得員工很高的認同度。
上述的做法只是舉例，其實還有很多想法可以由人資來發動，讓整個公司在有人WFH還是可以提升凝聚力。
以上三個構面的建議，希望提供有進行WFH的企業可以參考。
作者：盧冠諭／行知學思有限公司執行長