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運用高績效法則,打造高水準團隊


高績效組織與學習成長密不可分,組織的元素是人,而人力資源是必須投資的,從個人到部門,再到跨部門,先助力個人能力提升、引領團隊協作,使之成為組織的能力,周而復始,高績效組織從而建構。

每家公司或組織都有組織架構圖,許多看似相同的組織架構,實則負責的職務內容並不一致,更遑論所呈現出來的工作績效。

企業組織隨著企業中大型化,事務規劃益趨細分,組織架構也愈來愈複雜,部門內協作和跨部門協作的效率,會直接反應在績效創造的數據上。

盤點組織與績效,會發現有人未必好辦事,隨著組織的複雜與大型化,往往容易產生濫竽充數的狀況,甚至出現冗員充斥,有人卻不能成事的腐化現象。

看似運作正常的組織,存在績效的差異,來看以下兩個案例:

A公司有三個業務團隊,按區域劃分責任客戶,每年都訂有業績目標,並將年度目標按同期比配置到月、周目標,其中有兩個團隊每年都要以打八折、九折的結果來達成任務,但高績效團隊卻能超標,甚至做到雙位數達成,去年更創紀錄倍數成長。

深入這三個團隊後發現,高績效團隊除團隊氛圍活潑、士氣高之外,還多做了三件事,其一是在公司年度目標之外,自定了一個挑戰目標;其二要求一定額度的拓新客,並重視客戶介紹客戶的落實度;其三是責任客戶分配到人,並用報表管理客戶的交易頻率,重視客戶採購頻率的促進與維護。

另一個案例是兩家店數相若的零售連鎖企業,相互交流之後,發現財務部門的人數相差頗大,足足多了一倍的人力,這兩家公司都是直營體系,均須編制各店和總部的報表,差異在於每位財務人員所負責的店數,一家是3店、另一家是6店。說也奇怪,那家負責3店的財務人員紛紛表示,不能夠再承擔更多的業務了,但另一家負責6店的財務們卻表示,還可以再多負責兩三家店。

無論是同一公司內相同業務的團隊績效大不同,還是兩家業務相同、規模相近的公司,某一部門績效出現懸殊的情況,都指出了組織績效的問題。

所謂高績效組織(High Performance Organization, HPO)是指目標明確、貫徹執行,且能有效解決問題、創新價值、持續優化團隊的組織。

組織績效的差異固然有企業文化、領導能力、團隊合作的多重差異使然,但人力資源的素質卻是基本的條件。

因此全球500大企業都致力於培養高績效人才,所選用的教材,則多以美國知名管理大師Stephen R. Covey所著的《與成功有約─高效能人士的七個習慣》為藍本。

除了Covey大師的經典之作外,加州大學管理學教授Morten T. Hansen,他同時任教於蘋果大學,其著作《高績效心智》被譽為影響企業界的50個重要的聲音之一,若說《與成功有約》以個人修煉為主,那麼《高績效心智》的終極目標是達到團隊協作,是組織的修煉。

 

與成功有約

翻閱《與成功有約》,歷經30年歲月的打磨,仍能符合現代職場,Covey博士所建議的高效人士的七個習慣分別為:主動積極、以終為始、要事第一、雙贏思維、知彼解己、統合綜效和不斷更新,前三項助力建立獨立自主的能力,之後三項是致力與他人合作關係的建立,Covey博士稱之為互賴,最後一項是一個長期的建議,即必須與時俱進,持續提升前六項能力。

先從個體獨立做事的能力開始培養,態度是積極、進取、正面的,而重點邏輯則是從未來想要的結果,來考量現在如何去做,同時懂得時間管理,掌握做事的優先順序。

擁有了獨立自主的能力之後,就必須更進一步的走入群體,與他人建立良好的合作關係,此時主導性的觀念就是雙贏,從而不僅站在自己的立場,也要能夠發揮同理心,以他人的立場來思考問題,然後啟動合作的力量,發揮更大的綜效。

欲建立高績效組織,必須從人才培養開始,各家企業在其專精領域的技能養成之外,以職涯發展的角度,引導同仁從自身能力的提高,到團隊整體素質向上,再到個人領導力的建立,以至跨部門、跨組織協作,這四個層面是企業人才必須持續學習、不斷更新的課題。

高績效組織的前提是高績效人才,沒有堅實的人才素質做為基礎,高績效只會淪為口號。有些企業想走捷徑,直接用挖角的方式空降,有時的確會發揮刺激組織活性的效果,但欠缺前期的鋪墊,和調適不同組織間的文化差異,加上想要看見立竿見影的效果,致使空降的結果往往不如人意。

 

高績效心智

初入職場的Morten教授也曾夙夜匪懈地投入工作,但卻被從不加班的同事給比了下去,那時他就得到一個領悟:只是努力的蠻幹,並不代表產出的結果就一定亮麗。所以懂得聰明工作是必要的。

為了幫助企業人少走彎路,Morten教授的團隊歷經了大量的問卷調查與實務分析,總結出高績效的七種心智,分別為:雙重專注、重新設計工作、建立學習迴圈、結合熱情和使命感、說服需用巧毅力、敢爭辯也最團結和掌握跨部門協作要訣。

這七項心智的建立也是從個人開始,前三項從雙重專注切入,先做對選擇,再努力執行,還要找到自己工作的盲點,重新設計工作流程,並保持自己持續學習的循環。接下來第四項心智結合熱情和使命感,打造深刻的人與人間的關係。在團隊協作時,就不能一昧堅持己見,必須靈活變通,這就是Morten所說的巧毅力,從而營造一個人人敢言、貢獻想法,又能合作行動的團隊,並能將影響力擴大到跨部門的團隊,使之緊密協作。

《高績效心智》不僅用以培育個人心智提升,更能帶動團隊心智的啟迪,且將進程細分為四個階段:個人心智、人與人合作、團隊心智、跨部門協作,對於建構組織性的學習,十分具有洞見。透過附表比較Covey 和Morten 的建議,對於高績效能力建立的比較表(詳見表一),更能一目了然。

 

表一、高績效能力建立比較表

作者

Stephen R. Covey

Morten T. Hansen

著作

與成功有約

高績效心智

副標

高效能人士的七個習慣

聰明工作,績效讓你脫穎而出

重點內容

高效七習慣:

1.主動積極

2.以終為始

3.要事第一

4.雙贏思維

5.知彼解己

6.統合綜效

7.不斷更新

獨立人格(1-3)、相互協作/互賴(4-6)、持續精進(7)

高效七方法:

1.雙重專注

2.重新設計工作

3.建立學習迴圈

4.結合熱情與使命感

5.說服需用巧毅力

6.能爭辯也能團結

7.跨部門協作

個人(1-3)、人與人(4)、團隊(5-6)、跨團隊(7)

能力升級程序

出處:與成功有約、高績效心智/天下出版社

 

高績效是企圖心的展現

為何兩位大師在引領高績效組織建立的過程,都選擇從習慣建立或思維模式入手呢?因為組織的改變必須先從人的改變做起,而人的改變要從觀念與習慣建立開始,思維決定行動、行動累積習慣、習慣造就成果。

人透過學習成長與改變,就像成長存錢(CASH)法則告訴我們的,CASH(KASH)=Knowledge(知識)+Attitude(態度)+Skill(技術)+Habit(習慣),在知識和技術之外,態度(心智)和習慣也是同樣重要。培養每位夥伴都能看見未來那個更好的自己,將學習融入企業文化之中,引領團隊的每一位夥伴從自身開始,種下持續成長的想法,不止步於好想要更好的心,就是企圖心。

當「更好」的企圖心被培養出來了,高績效就是必然的結果。

高績效組織習慣於追求更好,比較的標準不是競爭對手,而是自己,一步一腳印,逐步累積領先業界的實力。相同的產業、大同小異的組織架構圖,不同的團隊鑄就雲泥之別的績效。

來源:李培芬/社團法人台灣服務業發展協會總顧問