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讓職場新鮮人知道如何主動尋求反饋


對很多職場新鮮人而言,進到職場多多少少心中會存有「我的能力可以勝任這份工作嗎?我做的好嗎?我要如何做可以做更好?」的心聲。此時「尋求反饋(Feedback seeking)」是一個相當重要而有效的行為,但如何明智地尋求反饋呢?相對於美國人,華人相對比較不易與不會尋求反饋,因此,主管與人資需要教導新鮮人一些更細膩地策略與方法,以讓職場新鮮人知道如何明智而有效地尋求反饋。

組織管理學者阿什福德(Ashford)提出,尋求反饋的策略有三個:直接詢問、間接詢問、及反饋偵測,用在職場新鮮人面對新環境的適應,我們可以鼓勵他們運用這些策略,每種策略都有其優缺點及可能會造成的偏誤,說明如下。

一、 直接詢問

新入職的員工,可以直接問主管或其他資深同事,「您覺得我做的如何呢?」但這樣的問法,也許對某些人而言,會太直接而難以啟齒,聽到的人也可能會不曉得如何回答,而且不會提供很誠實的答案,反而會回答偏向會讓人悅耳的話,但卻不見得對改善績效有幫助。若是組織鼓勵員工可以直接尋求反饋,可以營造開放及關懷的溝通氛圍,有助於直接詢問。

二、間接詢問

相較於直接詢問,間接詢問是以輾轉的方式或間接引導對方給予反饋。例如,當你負責撰寫報告的某部份,當大家在討論報告時,可以引導大家討論報告的品質,這時候你就可以注意到自己負責的部份是否有需要改進的地方。不過間接詢問可能需要好的時機點,才不會突兀。

三、反饋偵測

第三種方式則是透過觀察別人的反應,來偵測別人對自己的反饋。要眼觀四處,耳聽八方,尤其在各種不同情境的反應,例如別人是否大部份都找另一位同事請求支援處理電腦系統問題,而不是你?是否因為這不是你的擅長的事嗎?但反饋偵測也可能會有偏誤,因為如果人擅長某件事,可能會傾向關注在這件事上,進一步產生正增強,讓自己更有自信心,也許會因此忽略自己的弱點。

創意領導力中心(Center for Creative Leadership, CCL)一直被英國金融時報(Financial Times)評為全球頂級的領導力發展與研究機構。任職於CCL並負責測評工具與出版物的主任Sylvester Taylor,本身也是經驗領導教練,他提供了CCL教導如何獲得有效反饋的一系列架構:

1. 要向誰尋求反饋?

誰才是最佳給予反饋人選呢?雖然主管或同事可能可以提供有價值的意見,但還是要提醒每位尋求反饋者,別忘了考量到一些因素,譬如:值不值你尊重及信任、是否能有不同觀點、是否願意真心給予意見、以及相處時間,達3個月至6個月之間,對方才能給較多不同脈絡的意見,要不然容易只給些表面、粗淺的意見。

2. 何時要尋求反饋?

在尋求反饋之前,最好能先思考自己的挑戰、期待及目標(短期或長期的),因為可以幫助尋求反饋可以更聚焦,如果只是一般性的尋求反饋,例如:「我要怎麼做可以更有效率?」,可能就會比較發散式地思考,但若有特定的目標的尋求反饋,例如「我要怎麼做才可以成為一個好的簡報發表人?」,這時候別人也更容易知道要如何給予建議。一開始設定目標,可以先從1-2個開始,最好的方式是定期尋求反饋(例如一個禮拜一次),再反覆地檢視自己的目標,養成尋求反饋的習慣。

3. 如何尋求反饋?

當我們在尋求反饋或給予反饋時,怎麼樣地問,或是怎麼樣地說,比較可以得到或傳達我們想要的資訊呢?有一個技術叫做「情境、行為和影響(Situation, behavior, and impact),簡稱SBI技術」,很簡單,也很容易懂,很適合在日常生活中運用此技術。SBI分別代表的意義如下:

(1)說明情境(S):當我們在尋求反饋時,可以要求對方說明自己的表現是在哪個具體的情境中發生的,例如,當對方說明你可以改進的地方時,可以再多追問:「你可以告訴我,你是指在哪次會議上嗎?上禮拜五的那場例行會議嗎?」

(2)形容行為(B):這個步驟是最關鍵的!我們期待對方給予反饋時,是多使用動詞來形容我們實際的行為,而不是只用評論的口氣說明。行為包含口語或非口語的行為表現,因此我們甚至可以進一步地詢問有關身體語言的表現,例如:「我的聲音音調如何呢?」

(3)命名影響(I):除了情境和行為,我們尋求反饋時,最好也能請對方提供自己的行為帶來的影響,而且這影響是直接地、可觀察的,而不是臆測或可能發生的影響。

四、尋求反饋後的感謝及評估:

別人反饋後,別忘了表達我們的感謝,即便我們不一定認同別人的反饋,但無論如何,都要感謝對方的付出,因為他們並沒有義務要為我們做這件事。

針對職場新鮮人,尋求反饋的主動行為對社會化結果是有幫助的,可提升契合、滿意及組織承諾等。尋求反饋也和工作績效呈正相關,尋求反饋頻率愈多,主管評估的工作績效也會較好。另外研究也顯示,若是員工有工作自主權,尋求反饋也和工作績效之間的正相關會更強,代表當員工收到反饋後,也要給予自主,不要強迫一定要依據反饋進行改變,而是讓他自己決定,如此鼓勵尋求反饋政策,方會有更好的成效。

 

延伸閱讀:

  1. 加速新員工成長發展的祕訣:淺談挑戰性任務與主動行為,人才快訊電子報108.08
  2. 企業如何面對Y世代與Z世代,人才快訊電子報108.08

來源:蔡旻倩/健康促進學校國際認證中心助理;王思峯/台灣生涯發展與諮詢學會理事長