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告別傳統新人訓、調動新人主動性


在今天,人才戰爭愈演愈烈,全世界的企業都在全球範圍內花費大量成本尋找並培育自己的頂級人才。早在1998年,麥肯錫顧問公司發表的人才戰爭報告便表示,美國自2000年起,35~44歲的中堅人才供給量將由以往的上升趨勢反轉為連續下滑,十五年間將下降15%,而台灣也不例外(如圖一)。2019年之後的四十年,台灣35~44歲中堅人才供給量將快速下滑十年,小穩五年後,再度快速下滑十年,而後維持穩定。這代表著,為了回應這個長期挑戰,企業必須更快速地發展人才、更多元與廣闊地擴大潛在人才庫(Talent pools)。

而為了彌補高校與企業間的學用落差,企業必須在人才進入公司的一開始,也就是新人訓這個環節,就進行施力。但眼下的中美貿易戰使得經濟發展進入寒冬,企業不得不節省各種成本以度過危機階段,人才培養方面的成本控制也就成了不能回避的難題。面對這種長短期需求的矛盾,我們是否有更好的解決方向?目前研究領域中新興的主動性(Proactivity)概念或許能為我們提供一種角度,若HR能將其融入到以往的新人培育中,也許可打造出激發新員工主動性的就職項目,更好更快地發展人才。

台灣2019年之後的四十年,35-44歲中堅人才供給量將快速下滑十年,小穩五年後,再度快速下滑十年,而後維持穩定。 

圖一、台灣未來十年中堅人才變化

(摘自台灣生涯發展與諮詢學會發佈的組織生涯管理與諮詢研究報告)

 

目前,大部分企業在執行的新員工就職(Onboarding)專案已發展得越來越成熟,脫離了單純上課培訓或員工手冊這樣的獨立事件,逐步被定位為「持續性的項目管理」,是「將新員工引入企業及其文化的過程」。我們從美國人力資源管理協會(Society of Human Resource Management;SHRM)於2011發佈的就職模型可以看到(如圖二),這個過程從招聘與甄選環節就開始,持續貫穿至員工獨立上手、進入發展提升期,時間可長達12個月之久。在這個過程中,員工可以學習到工作所需的相關知識和技能,儘快進入工作角色、瞭解企業文化、融入組織社會,從而更好的履行工作職責。大量的研究表明,成功的就職作為不僅可以使員工儘快適應、明晰自己的工作角色或融入團隊,更可以提升員工滿意度、組織承諾、留任意願以及工作績效,從而提升整個組織的效能。

美國人力資源管理協會的新人就職模型顯示,員工可在過程中學習到工作所需的知識和技能,進入工作角色、瞭解企業文化、融入組織社會,從而更好的履行工作職責。 

圖二、SHRM 新人就職模型

 

然而,傳統的新員工就職專案無論執行內容如何變化,都是從組織端主導和發起的,其成效如何既取決於企業投入的資源,也受新人學習接受程度的影響。如果我們將視角從企業端轉向個人端,我們會發現,即使企業沒有特定的作為,新人在進入企業時也會主動採取各種行動以適應新環境,為何不採取措施讓新人自主學習適應呢?這可以有效降低企業投入的資源,起到事半功倍的效果。在針對企業新人的研究中,確實已有很多研究表明新人的主動行為會有利於新人快速適應環境,和傳統的就職管理作為有同樣的效果。在我們針對新人適應的研究中,通過追蹤調查研究也發現新人的主動行為會透過對組織的文化、歷史、政治、人、目標、表現水準和用語這六個方面的學習,達到清晰角色、融入團隊和工作勝任的適應目標。就職管理方案若加入新人主動性的激發,其學習的成長曲線也越會提早飽和。當新人成熟期提早1~2個月時,也就意味著他們提早1~2個月成為獨立工作者上手工作,其提升的組織效能以及節省的成本的好處也就不言而喻了。

而談到「主動性」,人們也許只認為它是一種態度,實際它包含了一系列有效的行為,是可學習、可操作的。在就職初期的適應階段共有七種有效的主動行為:

  1. 尋求資訊:向外獲取工作方面資訊,包含與工作有關的一般話題、如何在工作中使用相關辦公設備和書面材料、工作任務與職責、完成工作任務的流程、如何處理在工作中遇到的困難、工作任務的優先順序、工作任務的數量和品質要求等。
  2. 尋求反饋:向他人詢問關於自身工作表現的反饋,瞭解自己是如何被他人看待的。
  3. 一般社交:與同事們建立關係,包括與同事們聊天、參加同事間或部門內所舉辦的活動等。
  4. 與上司社交:接近與瞭解你的上司,進而與上司熟稔與建立關係。
  5. 任務改變協商:在熟悉工作任務與上司與同事等團隊成員後,與上司與同事協商自己的工作任務,找到自己的角色位置,發揮自己優勢,貢獻於團隊合作中。
  6. 網路連結:當逐漸對團隊有所貢獻後,可進一步於團隊外拓展人際連結,擴大自己的人際網絡。
  7. 正向視框:新人總是會面臨各種困難與問題,但記得抱持正向樂觀,通過管理自己的認知框架,用正向的角度去看待所面臨的各種情境或問題。

研究發現,即使是簡單的查找有效資訊、問問題、尋求回饋、一般社交,也並不是所有新員工都知道如何做,而導師的引導和開放鼓勵主動行為的團隊環境也都會影響新員工的主動行為。若是企業將這些概念與作法貫穿在整個新人就職的過程中,無論利用培訓還是導師指引,讓新員工習得主動行為的作法,或許可有助於建立新員工主動積極的思考模式和行為習慣。當新員工自發地採取行動進行社會化學習時,這不僅利於新人的短期適應,長遠來看更是培養一種面對新環境的適應力。而這些主動因應而非被動等待的員工才是組織需要的潛在人才,與組織共同面對這個多變、不確定、複雜與混沌不明的時代。

 

延伸閱讀:

  1. 組織生涯管理與諮詢研究報告台灣生涯發展與諮詢學會2019年會
  2. 讓職場新鮮人知道如何主動尋求反饋,經濟部人才快訊2019/08
  3. 加速新員工成長發展的祕訣:淺談挑戰性任務與主動行為,經濟部人才快訊2019/08
來源:申宇辰/輔仁大學心理學系博士候選人;王思峯/台灣生涯發展與諮詢學會理事長