如何運用安靜招聘解決人力缺口
若你問2022年與2023年對於人力資源工作而言，關鍵字為何？答案應該非「安靜(quiet)」莫屬。
從2022年的年初安靜離職(quiet quitting)，到年底的安靜解雇(quiet firing)，2023年在國外更出現了一個新的名詞：安靜招聘(quiet hiring)。
這個新的名詞雖然是國外人力資源領域新出現的關鍵字，不過目前全球化的趨勢越來越明顯，因此往往國外許多人力資源發展的現況，對於國內企業而言都應該要特別注意與提早思考應對策略，因為許多企業經營發展的歷程都有共通性與趨勢性。
因此，當國外最新的趨勢「安靜招聘」出現時，建議企業應該先瞭解其定義與背後產生的原因，以提早進行應對。
何謂安靜招聘？簡單來說，就是公司沒有錄取新的全職員工，而既有的工作依然要執行，通常這種情況的發生，可以分為被動因應與主動因應，以下將一一進行解析其出現的原因，以及建議企業人力資源單位可行作法，提供企業進行人力資源管理時的參考。
首先，針對「被動因應」的部分來說，現實情況是，企業不是不想要補人，通常是企業真的找不到可用的人力，而這樣的人力缺口，不管任何產業，越是基層第一線的工作越明顯。
舉例來說：前一陣子國內某航空公司的航勤子公司出現罷工，而董事長親自到第一線搬運貨物與行李，或是好幾家星級飯店總經理都表示，自己必須到第一線支援房務清潔工作，在在顯示基層人力短缺現象將是不可逆的趨勢。
面對這樣的困境，有時並無法透過外包或是派遣解決相關問題，主因在於在人力市場中，人力供給的總量本來就短缺，因此最常見的企業作法為，要求中高階主管或是後勤單位的同仁支援前線，來解決眼前的困境，好處為可以立即解決企業眼前的問題，不會讓整個前線無法運作，不過挑戰在於這樣的作法如果持續為之，往往很容易讓後勤單位同仁產生疑問，所做的工作與原先應徵工作不同，是不是公司有欺騙的嫌疑，故意找我來解決現場勞力短缺的問題，而有離職念頭，更別說後勤單位的工作內容與第一線工作所需的本職學能完全不一樣，容易產生作業效率慢，或是出錯率高的問題。
長期而言，公司本來就要思考如何解決「被動因應」勞工力短缺的問題，例如：工作流程優化、自動化、機器人、AI導入…等等，不過短期如果希望後勤單位人力可以支援前線，建議以下幾點必須要做到位：
(一)充分的溝通與說明
「高階主管親自溝通」是要打動後勤單位同仁願意協助支援的關鍵，企業不應該將員工任意調動或是調整工作視為理所當然，要解決現場人力短缺的問題，如果只是階段性的任務，通常跟同仁溝通就算同仁不是這麼認同，但是配合度也會增加。
更好的做法為，先由後勤單位主管身體力行，扮演領頭羊的角色，親自下現場協助，往往更能增加相關作法推動的合理性。
(二)安排行前教育訓練
所謂「術業有專攻」，今天就算是要解決現場人力短缺的需求，也不應倉促上陣，事前應該要有教育訓練配套機制，並且有專人負責檢核學習成果，再請同仁協助支援，可以減少支援同仁因為執行不熟悉的業務而產生之挫折感，此部分應落實執行。
(三)提供合理獎勵配套
通常當我們請後勤同仁協助支援時，代表後勤同仁本身的工作量會大增，因為在既有的業務之外要花額外的時間處理支援業務，因此提供合理的獎勵配套機制至為重要。例如：支援多少時數，考績獎勵加成多少，或是額外提供的津貼…等等，簡單來說，給予合理的胡蘿蔔，將有助於同仁願意協助。
(四)搭配內部輪調執行
如果目前公司所屬的產業性質，後勤單位同仁也須要清楚瞭解第一線的作業，才能提升工作品質，換句話說就是比較能「接地氣」的話，建議可以建立相關配套制度，例如：新人進入公司一年內有多少時間必須在現場歷練、或是後勤單位人員每年應該有多少時間必須在現場進行相關工作等，都是可以設計與安排。
(五)實際展現解決誠意
上述所說的作法，除了制度建立外，要解決短期現場人力短缺的需求，還是要回歸基本面，提升公司人力招募的競爭力才是關鍵。現在已經沒有所謂的要馬兒跑，又要馬兒不吃草的論述，唯有從根本檢視目前企業為何找不到人的原因，才能真正對症下藥解決問題。
在「主動因應」的部分，通常當企業發現外在經營環境變動風險很高時，自然會減少人力的招募，通常採取人事凍結、遇缺不補來因應。2023年第一季我們可以看到國外許多科技公司開始大幅裁員或是減少招募需求，代表外在環境變動風險非常大。
在工作量沒有減少的情況下，要解決上述問題其實並沒有太難，建議可以從以下幾個部分進行主動因應。
(一)工作流程再簡化
從常理來判斷，當公司認為未來景氣不如預期時，減少人力招聘需求實屬正常，不過通常企業的既有工作還是要執行，當人力無法開源時，就必須要思考人力的節流配套措施，此時進行工作流程的再簡化為首要。
一般來說，當公司經營一段時間後，許多工作只會疊床架屋越來越多，有些看似必要的工作，認真重新檢視後，都可以發現有簡化的機會，建議內部可以安排工作流程簡化專案進行相關工作盤點，只要無法與公司營運產生具體關聯的業務，應該可以重新思考其存在的必要性。
(二)人力盤點合理性
人力盤點四個字常常是組織中很敏感的關鍵字，許多企業常常用來作為人力精簡的前哨。在這裡提到的人力盤點並非要刻意進行裁員或是人力精簡，而是組織應該要定期檢視內部現有人力的運用情形，是否出現太多「因人設事」的情況，這點值得在人力盤點時好好的檢視與思考。
(三)善用非典型人力
如果公司評估接下來的營運風險不確定因素較多，也許非典型人力的使用是一個不錯的方式，也就是運用非正式員工，例如：派遣、約聘…等方式進行短期人力補充。
不過非典型人力的運用，建議應該要有「轉正」機制作為配套，讓表現好的非典型人力可以有成為正職員工的機會，較能讓人產生積極努力工作的誘因。
以上為面對「安靜招聘」時代來臨時，企業可行的做法建議，提供大家做為參考。
作者：盧冠諭／行知學思有限公司執行長