人才庫和虛擬招募對招募高階人才的意涵
COVID-19疫情爆發期間，「超前部署」已成國人耳熟能詳的流行語，建置人才庫(talent pool/community)向來是人才招募的超前部署作為；又，疫情期間為了確保招募安全而快速發展的虛擬招募(virtual recruitment)，已成為招募的新標準，也有待國內招募者和求職者及早超前部署。本文簡要論述人才庫和虛擬招募二者的發展趨勢，及其對招募高階人才的意涵。
未雨綢繆的人才庫，可發揮預應攬才等功能
人才庫是潛在求職者(即候選人)的資料庫，所收納的候選人需是合格又有興趣前來組織任職的人才。其中合格是指候選人能力和專長與組織所需職能和價值高度契合，所以，人才庫中應含候選人能力、可勝任的潛在角色、可適應組織的程度等資訊。有此人才庫，當組織出現空缺時就可從人才庫中所擁有、已對組織熟悉和感興趣的一批合格候選人中招募，而不致於陷入臨渴掘井的窘境。未雨綢繆的人才庫除了可以發揮前述預應攬才功能、縮短招募時間、降低招募成本、拉住未能立即聘僱的求職者等等之外，尚可收納許多被動求職者而擴大招募對象。被動求職者指不主動找工作但願意接受更好之工作機會的人，「更好」不見得是更高薪酬，很多時候是學習與成長機會、發揮創新能力機會、工作彈性等。相關文獻顯示：企業採虛擬招募後，每招進一位員工的招募成本，和實體招募比較可降低25-50%；而在職人員中有3/4左右是被動求職者；澳洲2005年百大企業調查中，75家回應者當中有43%即建置有人才庫，但在2019年底進行的一項國際調查中，接受調查的全球商業領袖近70%表示現有人才庫正在萎縮，但徵才的競爭卻在加劇，54%則表示他們公司的空缺職位比以往任何時候都多。
無論如何，許多公司已將建置、維護和善用優質人才庫列為重要的短中長程招募策略。例如，跨國的資誠聯合會計師事務所(PwC)線上人才庫區分為入門級候選人和有經驗候選人兩區塊(後者主要針對中高階)，供感興趣者隨時可登錄基本資料、感興趣業務領域、專長領域、教育程度、專業證照、希望任職城市、現職公司及職稱、LinkedIn個人便覽，以及上載個人履歷供PwC篩選。麥肯錫公司的校友中心(McKinsey Alumni Center)則是另一種形式的人才庫，該中心透過線上平台，促成已離退的公司前顧問形成全球網絡，和公司、公司知識以及其他顧問之間保持聯繫。目前校友人數超過34,000人，分布在120多個國家/地區、15,000多個公、私和社會部門的組織工作。每年數以萬計的校友和公司成員會透過校友網站平台或其他管道溝通以及在全球舉辦100多場知識和社交活動，進行相互交流與合作。校友們還利用該平台建立、維持和增進他們在公司期間建立的密切專業關係，並發展他們的能力和職涯，也有再回流到公司專職的情形。
以上論述和舉例指出高階人才資料庫的建置和維護等至少需注意下列重點：(1)由於人才庫內部可再做分類區隔，所以高階人才、稀有人才等常只是組織人才庫的一部分；(2)需借重網站做為組織人才庫的平台，運用相關科技可消除許多時空限制，也有利人才庫的管理；(3)收納對象不只要包含從未向組織求過職的外部人員(甚至含學生)，也要包括曾求過職但未獲錄用的人員、組織在職和離退人員(有些高階職位很適合由在職人員升任或由離退人員回任)；(4)宜有配套活動支持人才庫，例如辦理實體或虛擬的導覽參觀以提高加入人才庫的意願，透過寄送簡訊及問候和人才庫中的候選人保持互動；(5)組織除了自己建置人才庫，也可委由外部人才庫提供服務或局部借助外部資源。
而前述澳洲百大企業調查所發現組織不願意建置人才庫的下列主要理由，也值得留意：(1)在分散式模式中難以管理人才庫；(2)組織已委外招募；(3)人才庫中候選人的資料很快過時；和(4)組織招募的頻率很低。
全球疫情大流行，促使虛擬和實體混合招募成為新常態
虛擬招募是招募者和求職者之間不做當面互動的遠距招募程序。2020年10月，LinkedIn的內容行銷經理路易斯(Greg Lewis)指出，受到COVID-19疫情大流行等影響，遠距工作者的虛擬招募已快速成為許多產、企業的新常態。LinkedIn根據問卷調查、資料探勘和專家訪談結果，做出未來招募的六項趨勢預測，「虛擬招募將繼續存在」是其中之一。接受問卷調查的1,500多名HR專業人員中，81%同意虛擬招募在疫情過後仍會持續，70%認為虛擬招募將成為新標準。亦即，就像現場和遠距員工的混合人力將成為疫後標準一樣，結合借重科技「虛擬」接觸和人員「實體」當面互動的混合招募程序將成為新常態。而且，愈基層職位的候選人(或求職者)愈可能會經歷完全虛擬的招募過程，愈高階職位的候選人愈可能繼續接受傳統的程序—現場造訪和面對面、一對多的晤談。
2021年2月，美國人力資源管理協會(SHRM)的線上經理莫雷爾(Roy Maurer)也撰文指出，「虛擬招募將繼續存在」是疫情大流行塑造出的2021年的招募四大趨勢之一。國內也有增加虛擬招募的趨勢，例如某公司為了因應疫情等發展，在招募智慧製造工程師等人才時，係讓求職者登入雲端系統，進行職務相關的情境問答，由AI系統依據求職者表現進行初步評估，提供個人特質與職缺適配性結果，再進行線上面談，求職者可即時查詢面試進度。
歷來電話晤談、電子郵件或社群媒體聯絡已經被廣泛運用，這些已是虛擬招募的一部分。招募的虛擬程度在疫情大流行期間快速加廣和加深，雖然需挹注軟硬體和人員訓練的經費，但累積的結果是降低了招募成本和提高求職者人數，整體而言提高了成本效益。在此誘因之下，虛擬招募正被激進或漸進地推進，但採漸進者比例較高。2020年6月，米切爾(Mason Mitchel)特別介紹擁有25,000名員工和4,000名醫師的美國馬利蘭大學醫療系統(UMMS)的招募虛擬化是個成功案例。UMMS原來就在其LinkedIn頁面上做招募廣告，在疫情大流行期間，增置了虛擬聊天活動，提供每週虛擬聊天和多個虛擬招募活動，以便求職者可按其時間表進行聯繫。因此，米切爾歸納出可漸進推動的有效虛擬招募策略如下：(1)舉辦虛擬就業博覽和開放參觀，(2)利用電話晤談以更加了解擁有優秀簡歷的求職者，(3)演練和辦理視訊晤談，(4)準備招聘的虛擬入職，和(5)推廣虛擬化的招募程序。在上述策略中需視需要加上能力評估，像工作樣本、認知能力和工作知識測驗結果可有效預測工作績效，且均可進行線上評估。
招募高階人才也可借重人才庫和虛擬招募
以上論述對臺灣公、私部門組織招募高階人才的意涵至少如下：
- 高階人才庫可從諮詢或顧問人才庫建置起，並面向全球攬才。
先從招攬諮詢(或顧問)人才納人才庫，透過交流合作(含參與有酬的個案諮詢、專案協作等)促進相互了解，可奠定高階人才攬才的基礎。此種人才庫該面向全球網羅人才，也需涵蓋離退人員在內。而前述PwC的登載項目和麥肯錫校友中心活絡人才庫的運作方式均可供參考。
- 高階人才招募較適合虛擬和實體混合使用，但針對特別的對象則可採全虛擬。
如本文前述，當前趨勢是愈高階人才愈傾向維持傳統的實體招募程序。所以，當前高階人才招募較適合虛擬和實體混合使用。但針對高階顧問、境外主管或已相當熟識等對象則可考慮採全虛擬。
- 高階人才庫除了自行建置，還可委外辦理或聯合建置，也可利用外部資源。
組織除了自行建置人才庫，使內含高階人才等類別之外，由於愈來有愈多的人力服務公司出現，許多公司也提供人才庫建置和管理的服務，可供選採。又，彼此之間合作大於競爭的組織，亦可聯合建置人才庫。建置人才庫時，也可利用外部資源，例如本文舉例中的組織即利用社群網絡LinkedIn。
- 高階人才庫和虛擬招募適切搭配，可相需相成。
想兼採高階人才庫和虛擬招募的組織該讓兩者適切搭配，以發揮相需相成效果。例如：要求主動求職者必須登入人才庫、虛擬招聘後未能立即聘用的合格者應留在人才庫維持互動……。
春秋戰國時期有養士之風，國君和貴族(如孟嘗君)把才德兼備或有特殊才能的人才招攬起來，養在身邊，待時機適合時再從中挑選，選派官職或任命工作。又，「入吾彀中」的成語講唐太宗看到許多新考取的進士魚貫而出，得意地說：「天下的有為人才，都已在我掌握之中！」在人才爭奪戰當中，人才庫和虛擬招募的善用，都有助於將優質高階人才「養士在庫」和「入吾彀中」。
作者：李隆盛／國立聯合大學及中臺科技大學前校長